Foto Bernadete Amado
Cinco meses após o Departamento de Estradas de Rodagem do Estado de Minas Gerais (DER-MG) contratar o Instituto de Desenvolvimento Gerencial (INDG), em setembro de 2009, para o redesenho dos processos surgem os primeiros resultados. De 1044 tarefas identificadas, 63% foram alteradas ou excluídas em um grupo de dez processos priorizados.
Os resultados alcançados foram apresentados ao Comitê de Liderança do Projeto para a validação dos resultados do redesenho do DER e na visão do secretário de Estado de Transportes e Obras Públicas, Fuad Noman, o que se pode notar foi a grande motivação das pessoas em buscar o aprimoramento das suas atividades, “tinha convicção de que o trabalho seria bom, mas ele foi além, encontrei pessoas vibrando com a redução das tarefas desnecessárias” concluiu o secretário.
Foto Bernadete Amado
Mapeamento dos processos
A equipe do Instituto de Desenvolvimento Gerencial (INDG) depois de mapear e identificar 18 processos mais importantes dentro das atividades do DER, selecionou dez, que foram considerados como prioritários: fiscalizar e medir contratos de projetos de engenharia, fiscalizar e medir obras, licitações de obras e serviços de engenharia, especificar serviços de obra a contratar, especificar serviços de projetos a contratar, termos de aditamento, licença ambiental, gestão de material betuminoso, análise de prestação de contas e manutenção da malha viária.
Diante deste conjunto de processos foram eleitos os responsáveis pelos processos como explica o assessor especial da SETOP e coordenador deste programa no DER, Paulo Avelar, “cada um dos dez processos passou a ter um técnico responsável com a missão de identificar e propor soluções para a racionalização das tarefas”.
Redesenho das Tarefas
Das 1044 tarefas mapeadas, 655, ou seja, 63% destas rotinas sofreram alteração, sendo que 22% (232) das tarefas foram alteradas e 41% (423) foram excluídas, o que proporcionará um tráfego de informações mais ágil, além de gerar um fôlego interno para o acompanhamento e aprimoramento de outras ações executadas pelo departamento.
Após a identificação das tarefas, o próximo passo do INDG foi de buscar na equipe do DER líderes com conhecimento técnico e gerencial, habilitados a estudar cada processo e propor soluções, nomeados pelo coordenador Paulo Avelar de “donos do processo”. A receptividade e a motivação de todo o corpo técnico do DER, foi um fator relevante para o andamento dos trabalhos nestes cinco meses, ressaltou Paulo Avelar.
Foto Bernadete Amado
Implantação
Durante o mês de fevereiro, o INDG irá acompanhar a implantação das alterações propostas, mas o plano de trabalho elaborado ainda se estenderá por todo o exercício de 2010.
Todo o desenvolvimento dos trabalhos foi acompanhado pela equipe da Assessoria de Gestão Estratégica do DER, o chefe desta assessoria, o especialista em políticas públicas e gestão governamental Bruno Alencar, afirmou que “com o aprendizado obtido pela equipe, o DER está capacitado para otimizar outros processos internos do órgão”. Os cinco meses de trabalho em conjunto com o INDG serviram para que esta equipe absorvesse a metodologia utilizada, sendo possível replicá-la.
Todo o desenvolvimento dos trabalhos foi acompanhado pela equipe da Assessoria de Gestão Estratégica do DER. Para o especialista em políticas públicas e gestão governamental e chefe da Assessoria de Gestão Estratégica do DER, Bruno Alencar, “com o aprendizado obtido, o DER estará capacitado a otimizar outros processos internos do órgão”. Os cinco meses de trabalho em conjunto com o INDG serviram para que esta equipe absorvesse a metodologia utilizada, sendo possível replicá-la, concluiu Alencar.
O secretário Fuad Noman considerou que depois da realização do planejamento e desta fase de identificação do que pode ser modificado e descartado, vamos para a parte prática, implantando as modificações propostas, etapa que contará com a liderança do Diretor Geral do DER, José Elcio Monteze.
A implementação deste trabalho possibilitará acelerar o ritmo das tarefas, poupar esforços e impulsionar infinitas modificações, em função da multiplicação dos resultados e metodologias utilizadas, neste primeiro momento, no DER e, posteriormente, na SETOP e no DEOP.
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